Privacy statement voor het gebruik van de M5 Meldbox

De M5 Groep

De M5 consulenten van de M5 groep helpen scholen bij hun kerntaken m.b.t. toezicht en handhaving van gedragsregels, veiligheidsbeleid en anti-pestbeleid met als doel dat de leer- en leefomgeving in en om de school door alle kinderen ervaren kan worden als sociaal veilig. Dit moet ook gelden voor de kinderen in het kader van de nieuwe wet passend onderwijs omdat deze vaak wat meer sociaal kwetsbaar zijn.

Doel van de Meldbox

De Meldbox is een online webbased meldpunt voor het melden, registreren, raadplegen en analyseren van allerlei vormen van zichtbaar en onzichtbaar grensoverschrijdend gedrag van kinderen onderling. Met de aanvullende gegevens uit de meldingen wordt het voor een school beter mogelijk om een beeld te krijgen over welk sociaal onwenselijk gedrag er plaatsvindt tussen de kinderen, ook tijdens de z.g. 'vrije' momenten waar geen fysiek toezicht door volwassenen mogelijk is. Die gegevens zijn voor de school erg belangrijk om gericht de regie te kunnen voeren over de sociale veiligheid in en om de school.

Doelbinding

Nederlandse scholen hebben een civielrechtelijke zorgplicht jegens hun leerlingen. Schending van deze zorgplicht kan leiden tot aansprakelijkheid van een school jegens een leerling die als gevolg daarvan schade lijdt. Scholen zijn sinds 1 januari 2006 verplicht een veiligheidsplan op te stellen, waarin de sociale veiligheid van leerlingen geregeld moet worden. De bevordering van integrale sociale veiligheid is een kerntaak van scholen, waar de inspectie op toeziet. School heeft dus in het verlengde van de overheid, de opdracht om grondwettelijk gegarandeerde rechten en de persoonlijke levenssfeer van de leerlingen te beschermen. Bij ernstige vormen van grensoverschrijdend gedrag worden de grondrechten en de rechten op bescherming van de persoonlijke levenssfeer van het slachtoffer echter met voeten getreden en niet incidenteel, maar structureel. Het is dan ook niet vreemd dat over de gevolgen daarvan inmiddels grote maatschappelijk onrust is ontstaan.

 

Een belangrijke eerste stap in het kunnen tegengaan van structureel grensoverschrijdend gedrag is het verkrijgen van kennis over dat gedrag. Daarbij is het dilemma dat kinderen zeer terughoudend blijken te zijn in het melden van structureel grensoverschrijdend gedrag. Die terughoudendheid is vooral ingegeven (1) door angst voor vergeldingen door de pester(s) als gevolg van het melden van grensoverschrijdend gedrag, (2) door een schaamtegevoel bij het gepeste kind, (3) door het niet willen (blijven) teleurstellen van ouders en andere volwassenen door het melden van negatieve situaties, (4) door een gegroeid wantrouwen jegens volwassenen die geen oplossing blijken te bieden, (5) door het negatieve zelfbeeld dat het gepeste kind zelf schuld zou hebben aan de pesterijen, en/of (6) door de pesterijen als een ‘fact of life” lijdzaam te blijven ondergaan en deze pesterijen te gaan beschouwen als vanzelfsprekend en niet te stoppen.

 

Uit onderzoek blijkt dat ongeveer 85% van structureel pestgedrag zich buiten het zicht van volwassenen afspeelt en dat dit met de huidige methoden niet zichtbaar gemaakt wordt. De basis van de M5 aanpak is het aanpakken van de onbekendheid rond structureel pestgedrag en het verkrijgen van het noodzakelijke inzicht om gericht op te kunnen treden. De M5 Meldbox is daarbij het instrument om informatie te vergaren.

 

Met de M5 Meldbox wordt de kinderen een vrij toegankelijk en laagdrempelig medium geboden om hun ervaringen met grensoverschrijdend gedrag te melden, waarbij tijdens de introductie van de Meldbox aan de kinderen wordt beloofd dat alles wat gemeld wordt nooit herleidbaar zal zijn naar het meldende of gepeste kind. Doordat de M5 Meldbox via de website van de school toegankelijk is, kan het kind op elk moment van de dag een melding doen en op elke plaats waar toegang tot internet beschikbaar is. Daarnaast staat het doen van meldingen open voor anderen, zoals leerkrachten, onderwijs ondersteunend personeel, maar ook ouders, buren of vrienden die grensoverschrijdend gedrag waarnemen. De M5 Meldbox is daarmee de vertrouwelijke verzamelplaats van informatie uit verschillende bronnen.

               

De M5 Meldbox is daarnaast het instrument om de binnengekomen meldingen te filteren en te ordenen in heldere overzichten, waarin zichtbaar is welke kinderen te vaak grensoverschrijdend gedrag laten zien.

 

Ten slotte biedt de M5 Meldbox de mogelijkheid om gestructureerd en beveiligd toegang te geven tot de binnengekomen meldingen. Daarmee kan een duidelijke en vooraf afgesproken regie worden doorgevoerd in het beheer van de Meldbox en in het bekend stellen van de informatie uit de Meldbox.

 

Zo is de M5 Meldbox een signalerings- en volgsysteem voor sociaal gedrag waarmee een informatiebasis wordt gecreëerd om toezicht te houden op wat kinderen elkaar aandoen en om vroegtijdig en met maatwerk de kinderen te helpen middels de via de M5 aanpak voorgestane ondersteunende en gelegenheidsbeperkende maatregelen.

Privacy keurmerk

De M5 Meldbox heeft een keurmerk van het Nederlands Privacy Instituut. Dat betekent dat de Meldbox voldoet aan de eisen die de Wbp stelt. Het keurmerk geldt ook voor de werkwijze die de M5 aanpak hanteert bij het verwerken van de gegevens die via de Meldbox binnenkomen. Dit algemeen privacy statement is onderdeel van de goedgekeurde werkwijze.

Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)

Voor het privacy bewustzijnsproces en voor het toezicht houden op dat de M5 organisatie bij verdere ontwikkelingen van haar producten in voldoende mate rekening houdt met de privacy aspecten van de Meldbox als product en het handelen daarnaar van de medewerkers van M5 heeft de organisatie een FG aangesteld. Deze is als materie deskundige, in het kader van het ontzorgen van de scholen, ook beschikbaar om te adviseren bij het afhandelen van privacy gerelateerde klachten door de scholen, voor zover die klachten in relatie staan tot het gebruik van de Meldbox. Indien er privacy gerelateerde vragen zijn kunt u daarvoor altijd terecht bij de FG van de M5 groep. 

Algemene informatie

De meldingen die door de school via de M5 Meldbox worden verzameld en verwerkt zijn persoonsgegevens over leerlingen en daarmee is de verantwoordelijke op de school in het verzamelen en verwerken van deze persoonsgegevens gehouden aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Deze richtlijn privacy statement is een richtsnoer in hoe de school privacy correct kan omgaan met het gebruik van de Meldbox.

Inzage in de persoonsgegevens

De schoolleiding heeft volledige inzage in alle gegevens over hun school in de Meldbox en kunnen deze gegevens ook bewerken. De leerkracht/docent kan alleen de eigen klas/groep inzien en kan rapporteren in het logboek en verder niet de gegevens bewerken. De M5 consulent kan gedurende het implementatie-proces alleen raadplegen en verder niet bewerken. Na de implementatie periode kan niemand buiten de school nog de gegevens inzien.

Informeren

Ouders/verzorgers zijn de wettelijk vertegenwoordigers van kinderen die de leeftijd van zestien jaar nog niet hebben bereikt en dienen door de school geïnformeerd te worden wanneer deze gebruik gaan maken van de M5 Meldbox. School kan het gebruik van de Meldbox opnemen in het veiligheidsbeleid van de school waarin de afspraken staan tussen school en ouders en dit communiceren via nieuwsbrieven en de medezeggenschapsraad. Zodra gegevens uit de Meldbox over sociaal onwenselijk gedrag van bepaalde leerlingen voor een school voldoende aanleiding geven om daarover in gesprek te gaan, is het zaak de ouders van het kind voortijdig en voorafgaand aan het nemen van maatregelen te informeren in een persoonlijk gesprek.

Inzage

De Meldbox is een middel waarmee het voor school beter mogelijk wordt de persoonlijke levenssfeer van kinderen te beschermen. Het recht op deze bescherming is opgenomen in onze grondwet. Belangrijk hiertoe is dan ook het bieden van bescherming aan de melder om grensoverschrijdend gedrag van kinderen onderling veilig te kunnen melden. Die veiligheid kan alleen bestaan als de gegevens van de melder vertrouwelijk worden behandeld. Dat betekent dat school, bij een verzoek tot inzage, er aan gehouden is om de gegevens van de melder(s) te anonimiseren. De geanonimiseerde gegevens uit de Meldbox kunnen dan ter inzage worden gegeven en worden besproken.

 

In reactie op een legitiem verzoek van betrokkene c.q. de wettelijke vertegenwoordiger zal de school er zorg voor dragen dat in ieder geval aan betrokken leerling c.q. de wettelijke vertegenwoordiger bekend wordt gesteld het doel van het ontvangen en bewerken van de persoonsgegevens, de categorieën van de in de M5 Meldbox aanwezige persoonsgegevens over de betrokkene (i.c. het kind waarover is gemeld) en wie inhoudelijk kennis heeft genomen van deze persoonsgegevens. De inhoudelijke gegevens die aan betrokkene c.q. de wettelijke vertegenwoordigers ter inzage worden gegeven bevatten in ieder geval de aard van de gemelde grensoverschrijdend gedragingen en het aantal keren dat die gedragingen zijn gemeld. Voor zover daarmee de voornoemde anonimiteit van derden niet wordt geschaad – dat is ter beoordeling van de verantwoordelijke directeur – kan aanvullende informatie over de grensoverschrijdende gedragingen worden verstrekt, zoals het precieze karakter van de gedraging, de locatie, of datum.

Verwijderen en correctie van gegevens uit de Meldbox

Indien ouders gegevens over hun kind uit de Meldbox willen laten verwijderen kunnen zij daartoe een verzoek indienen bij de school. Indien ouders, na inzage van geanonimiseerde gegevens, de gegevens niet correct vinden kunnen zij verzoeken deze te wijzigen of te verwijderen. Bij de overweging van het verzoek tot wijziging of verwijdering worden argumenten omtrent feitelijke onjuistheden bekeken. Echter, indien het verzoek niet met gegronde argumenten is omkleed kan worden besloten geen gehoor te geven aan het verzoek om wijziging dan wel verwijdering.

Bijzondere persoonsgegevens

Als een melding bijzondere persoonsgegevens bevat, zoals over godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid of seksuele leven, wordt per ommegaande volgens een daartoe beschreven protocol beoordeeld of deze melding moet worden aangepast zodat er geen sprake meer is van bijzondere persoonsgegevens. Eventueel wordt de melding geheel verwijderd. De melder wordt geïnformeerd over een aanpassing in de melding.

Verificatie van gegevens

Bij het handmatig goed zetten van de binnengekomen melding in de Meldbox en bij de bespreking van de meldingen in de stuurgroep op de school dient steeds nauwlettend de betrouwbaarheid van de gegevens in de gaten te worden gehouden. Wanneer er iets vreemds opvalt aan een melding is het zaak deze bevreemding te verifiëren op juistheid bij de eigen leerkracht/docent of mentor.

Bewaartermijn en anonimisering

De inhoudelijke gegevens, die via de Meldbox zijn verzameld, worden na 12 maanden automatisch geanonimiseerd, zodat kinderen steeds een schone lei hebben en de gegevens niet langer bewaard worden dan nodig is voor de doelbinding. Indien een leerling de school verlaat zullen de gegevens uit de Meldbox worden geanonimiseerd zodat deze niet meer herleidbaar zijn naar personen. De school blijft verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens uit de Meldbox totdat deze zijn geanonimiseerd.

Beveiliging

De Meldbox draait op een beveiligde externe server met een SSL certificaat. Elke dag wordt er automatisch een back-up gemaakt. De toegangsrechten van de verschillende soorten gebruikers zijn vastgelegd en zoveel mogelijk geminimaliseerd. Voor de organisatorische beveiliging van de persoonsgegevens zijn er vijf maatregelen mogelijk om verkeerd gebruik tegen te gaan: geheimhoudingsplicht, beperking van toegang tot gegevens, beperkte bewaartermijnen, dubbele verificatie bij toegangscontrole en automatische anonimisering van de persoonsgegevens na 12 maanden. Wanneer even geen gebruik gemaakt wordt van het raadplegen, moet opnieuw worden ingelogd.

 

Het is zaak dat er niet meer informatie wordt verzameld dan strikt genomen doelgebonden noodzakelijk is en zo weinig mogelijk mensen toegang hebben tot een zo beperkt mogelijk deel van de gegevens en er zo weinig mogelijk 'printjes' worden gemaakt. Belangrijk is dat uitgedraaide 'printjes' na gebruik steeds adequaat vernietigd worden. De geheimhoudingsplicht is vastgelegd in de onderlinge overeenkomsten. Er dient liever geen mailverkeer plaats te vinden met inhoudelijke informatie over de meldingen.

Beschikbaarheid van gegevens uit de Meldbox voor onderzoek

De gegevens uit de Meldbox worden gebruikt voor statistische doeleinden en voor onderzoek. Daartoe worden alleen de geanonimiseerde gegevens gebruikt waarmee geen enkele relatie meer naar een persoon is te maken en er derhalve geen sprake meer is van persoonsgegevens.

Contactgegevens Functionaris voor de Gegevensbescherming M5 Groep 

Rob Kramer

rob.kramer@m5groep.nl

06 12281378